Musterbrief eingangsbestätigung reklamation

Wir haben das Schreiben erhalten, das Sie uns bezüglich der geschickt haben (Name der Ausgabe, die hier vorliegt). Seien Sie versichert, dass Ihre Beschwerde sehr ernst genommen wird und dass Sie informiert werden, sobald die erforderlichen Schritte zur Lösung des Problems unternommen wurden. Vielen Dank, dass Sie uns auf dieses Thema aufmerksam gemacht haben. Ihr Feedback ist uns wichtig und versichert, dass wir Ihre Beschwerde nutzen werden, um die notwendigen Verbesserungen unsererseits vorzunehmen. Ihr Schreiben wurde an die jeweilige Abteilung weitergeleitet, und sie werden unverzüglich mit Anfragen fortfahren, um [Ihr Angebot zu prüfen / Beschwerde zu erfüllen / Beschwerde zu lösen / Informationen zu verbreiten] in Übereinstimmung mit Ihrem Brief. Sie werden ordnungsgemäß über den Verfahrensfortschritt informiert. Für Ihre Informationen finden Sie eine Kopie unseres internen Beschwerdeverfahrens beigelegt. Bitte nehmen Sie sich Zeit, dies zu lesen, da es erklärt, wie wir mit Ihrer Beschwerde umgehen und wann wir Sie erneut kontaktieren werden. Vielen Dank für Ihren [Brief/E-Mail], den Sie in unserem Büro am [Datum] erhalten haben.

Hier ist eine Beispiel-E-Mail-Nachricht, mit der Sie den Eingang einer Kundenbeschwerde bestätigen können. Mit diesem Schreiben bestätigen wir hiermit den Eingang von “Angebot / Beschwerde / Beschwerde / Auskunftsersuchen] die Sie am [Datum] an [Name des Unternehmens / Institution] eingereicht haben. Bestätigungsschreiben sind Briefe, die geschrieben wurden, um zu bestätigen, dass man ein formelles Dokument oder einen Brief selbst erhalten hat. Diese Schreiben dienen als Quittung und sollten zugesandt werden, sobald das Dokument eingegangen ist. In der Wirtschaft spielen solche Briefe eine wichtige Rolle, da sie darauf hinweisen, dass Sie die Meinung des Absenders schätzen, was beim Aufbau von gutem Willen und Vertrauen helfen kann. Einige der Fälle, in denen Bestätigungsschreiben geschrieben werden sollten, umfassen die Beantwortung einer Bitte um eine Spende, die Bestätigung eines Auftragseingangs oder das Bestätigen eines Empfangs eines Pakets. Sie können auch geschrieben werden, um einen Termin zu bestätigen, auf eine Anfrage zu einem Dienst zu antworten oder Kunden Informationen über ihre Konten zur Verfügung zu stellen. Bestätigungsschreiben sollten in einem höflichen und wahrheitsgetreuen Ton geschrieben werden. Machen Sie die Buchstaben einfach und kurz und vermeiden Sie das Hinzufügen irrelevanter Details. Begrüßen Sie die Anfrage des Lesers und erwähnen Sie, wie Ihr Unternehmen mit solchen Anfragen umgeht. Bringen Sie dem Leser Ihren Dank dafür aus, dass Sie sich für Ihr Unternehmen interessieren.

Seien Sie professionell und sorgen Sie für Transparenz mit dem Leser. Geben Sie bei Beschwerden an, was Sie in Bezug auf das Problem tun werden und wie lange es dauern wird, bis das Problem gelöst ist. Bestätigen Sie den Eingang jeder Beschwerde sofort per E-Mail. Ihr erster Kontakt sollte eine E-Mail-Nachricht (oder ein Anruf, wenn die Beschwerde dies rechtfertigt) sein, in der der Kunde darüber informiert wird, dass Sie die Beschwerde erhalten haben, dass Sie über das Problem ausreichend besorgt sind, um den Kunden zu kontaktieren, und dass Ihr Kundenserviceteam daran arbeitet, das Problem zu beheben. Verwenden Sie diesen Musterbrief, um einen Mitarbeiter, der eine formelle Beschwerde erhoben hat, darüber zu informieren, dass seine Beschwerde eingegangen ist und die Organisation die Angelegenheit untersucht. Wir haben Ihre Beschwerde erhalten, und unser Kundenservice-Team untersucht nun das Problem.

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